【懲戒処分に踏み切る前に】社員の不正行為はこうして見抜く

社員の不正行為とは？典型的なケースと兆候

社員の不正行為とは、就業規則や法令に違反し、企業に損害を与える行為を指します。これには金銭の横領、機密情報の漏洩、虚偽報告などが含まれます。実際に、企業内不正に関する相談は年間約8,000件に上り、特に中小企業での発覚が増加しているといわれています。不正行為は企業の信頼や業績に深刻な影響を及ぼすため、早期発見し相応の処分を下すことが重要です。以下に、典型的な不正行為のケースとその兆候を挙げます。

不正行為の主なケースと兆候

不正行為を見抜き、相応の処分を下すためには、社員の行動や業務の異常を注意深く観察する必要があります。以下のケースは、企業がよく直面する不正の例です。

• 金銭の横領　売上金の着服や経費の水増し請求。領収書の不自然な増加や、特定の社員が経理を独占する傾向が見られる。

• 機密情報の漏洩　顧客データや営業秘密を競合他社に提供。USBの不正持ち出しや、業務外での頻繁な外部連絡が兆候となる。

• 虚偽報告　勤務時間の水増しや成果の偽装。不自然な残業記録や、報告内容と実際の成果が一致しない場合に疑われる。

• 私的利用　会社の資産や時間を私的目的に使用。業務時間中の長時間の私用電話や、会社車両の不正使用が目立つ。

不正行為の対応に迷う原因｜実際に問題を抱えている企業の声

不正行為の対応に迷う原因とは？

不正行為が疑われるとき、証拠の不足や社員の反論、社内の対立が対応を難しくします。たとえば、横領の疑いがあっても、具体的な証拠がなく、社員が否定する場合、企業は判断に迷います。また、不正を水(見ず)に流すと他の社員のモチベーション低下を招く一方、誤った処分は訴訟リスクを高めます。以下は、実際に相談を受けた企業担当者の声です。

不正行為を見分けるチェック方法と企業ができること

不正行為を見分けるチェック方法

不正行為を正確に見抜き、相応の処分を判断するためには、まずは客観的な証拠収集と就業規則に基づく評価が不可欠です。以下のチェックポイントを参考に、慎重に状況を確認してください。

• 業務記録の不一致　売上データや経費報告に矛盾がないか、システムログや書類を精査する。不自然な数値や頻繁な修正は不正の兆候となる。

• 行動の変化　特定の社員が業務外の時間に社内をうろつく、機密エリアに頻繁に出入りするなど、異常な行動パターンを観察する。

• 同僚の証言　不正を疑う社員の周囲から、不自然な行動や発言の情報を収集。匿名での聞き取りで正確な情報を得る。

• デジタル痕跡　メールやチャット、ファイルのアクセス履歴を確認。不正なデータ送信や削除の痕跡がないかチェックする。

• 生活スタイルの変化　急に贅沢な生活をするようになった場合、横領や裏取引の可能性を疑い、背景を調査する。

企業ができること

不正行為の疑いに対処するため、企業が取れる具体的な行動を以下にまとめました。

• 内部監査を強化　経理やデータ管理のプロセスを見直し、定期的な監査で不正の兆候を早期発見する仕組みを構築する。

• 証拠を整理　不正が疑われる書類やログを収集し、時系列で整理。客観的な証拠を基に事実を明確にする。

• 専門家に相談　弁護士や探偵に依頼し、法的なリスクや証拠収集の方法をアドバイスしてもらう。

• 社員教育を実施　不正防止のルールや倫理意識を徹底する研修を行い、組織全体の意識を高める。

• 調査記録を残す　不正調査の過程や結果を文書化し、後の処分や訴訟に備える。

自己判断で懲戒処分に踏み切るリスク

社員の不正行為に対して自己判断で懲戒処分に踏み切ると、訴訟リスクや社内信頼の喪失を招く可能性があります。以下に、具体的なリスクを解説します。

不正行為の調査に使える機関や相談窓口

社員の不正行為にどう対処すべきか悩むとき、一人で決断するのは難しいものです。誤った対応は重大なリスクを招くため、専門家の支援を受けることが有効です。以下は、相談できる主な窓口です。

相談窓口リスト

不正行為の調査に利用できる探偵調査｜素行調査が有効な理由

不正行為を見抜くには、社員の行動や背景を客観的に調査することが不可欠です。リスクを避け、確かな情報を元に然るべき処分を下すためには、探偵の素行調査が有効です。素行調査は、社員に知られずに不正行為の事実を確認するための有効な手段です。たとえば、横領や情報漏洩の証拠を、行動観察や関係者への聞き取りを通じて収集できます。これらの証拠は、懲戒処分の根拠として法的に有効であり、訴訟リスクを軽減します。また、調査結果は不正の背景（例：金銭トラブルや外部との関係）を明らかにし、再発防止策の策定にも役立ちます。

不正行為の調査に対する世間の声

不正行為に適切な対応をしたい企業担当者へ

「このまま放置できないけど、早急に処分を検討しなければならない」「社員と企業を守る正しい判断をしたい」そんな重圧の中で奮闘するあなたに、伝えたいことがあります。社員の不正行為への対応は、客観的な事実に基づく慎重な判断が鍵です。社員の不正行為に関する事実確認をしてから、然るべき処分を判断しましょう。私たちは、無料相談窓口を通じて、あなたの不安に寄り添い、解決への道を一緒に探します。企業の未来を守るために、まずは一歩を踏み出してみませんか。